03978-150321 「名刺はどのように管理していますか」というご質問にお答え
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以前、名刺を頂いたらスキャンして返却または廃棄する、と書きました。
それに対して、Facebookページでご質問をいただきました。
名刺はデジタル化して原本は保管管理しないというのは分かりましたが、ではデジタル化したデータをどう管理なさっているのか興味が湧きました。これはお願いというより単なる希望なのですが、いずれブログで紹介していただければ嬉しいです。
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答えは簡単です。まったく管理していません。
Macに入れた情報は、すべて全文検索で抽出できます。ファイル名なんてつけなくていい（実際には保存するためにファイル名を必要としますが、文字列ならなんでもいい）。フォルダに分ける必要もない。
つまりMacでは、「管理」、「分類」、「整理」いずれも必要ないのです。実際、shio.iconはまったく管理、分類していないし、整理なんてしません。むしろ整理などという後ろ向きの無駄な作業をしたくないからMacを使っているのです。
よくWindowsユーザから「そんなに大量の書類や写真を管理しているshioさんは、ファイル名をつけるときどんな工夫をしているのですか」といった質問を受けます。ファイル名に工夫を要したのは20世紀の話。21世紀のMacではファイル名は適当でいいし、フォルダを分ける必要もない。ただただMacに入れておけば、すべてすぐに見つけ出せます。
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月刊アスキー2002年8月号に「さがしものはMacにまかせて」という記事を書いています。今の時代、だれでもWebを検索して欲しい情報を見つけ出すことが当たり前になったように、そもそもコンピュータというのは、さがしものが得意。情報をさがすという作業は、コンピュータに任せればいいのです。初めての情報をWeb全体から瞬時に探し出すことができるのですがら、過去に自分が一度扱った情報を自分の手元のコンピュータから探し出すことくらい、現代のコンピュータは朝飯前です。 したがって、情報はなんでも適当にMacに入れておけばいい。ファイル名の工夫は不要。フォルダ分けも不要。あとはMacで検索。control+スペースキーを押せば「Spotlight」と呼ばれる検索機能が開き、キーワードを入れればたちどころに欲しい情報の候補リストが表示されます。10年以上前からMacでは当たり前の利便性です。
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その便利がMacを飛び出し、iPhone/iPad、Webサイト、そしてWindowsからも利用できる環境が「Evernote」です。だから資料はすべてEvernoteに置いておく。いつでも検索して必要な情報を取り出せます。 さらにPFU製の高性能スキャナ「ScanSnap」はスキャンした書類を文字認識（OCR）したうえでPDFとして保存しますので、後から全文、検索可能です。ScanSnapからMacにスキャンした書類は直接Evernoteに入るように設定してあります。またScanSnapからiPhone/iPadでスキャンした場合には文字認識されませんが、Evernoteにアップロードされた時点でEvernote側で文字認識されます。やはり検索可能です。 したがって、書類でも名刺でも研究室のScanSnapでスキャンしたものは自動的にEvernoteに入るので、外出先ではiPhone/iPadでEvernoteを開き、検索して必要な情報を抽出します。なお名刺に関しては、ScanSnap Evernote EditionでスキャンするとEvernote上の「名刺」ノートブックに自動的に追加されます。相手の氏名や勤務先といった検索できる情報を一切思い出せない人の名刺を探す場合でも、その「名刺」ノートブックをパラパラと眺めればOK。紙の名刺で行っていたのと全く同じことをEvernoteでできます。簡単です。 名刺もその他の書類も、管理不要、分類不要、整理不要。それが21世紀的な作法です。
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